¿Por qué adquirir un ERP? - Tecnologías de la información en las organizaciones

¿Por qué existe la necesidad de adquirir un ERP? 

¿Por qué las compañías gastan millones en la adquisición de uno? 

Existen muchas razones por las que las empresas invierten en este tipo de implementaciones, principalmente la integración entre áreas y el intercambio de información en tiempo real, hoy te dejamos algunas de las principales razones por las que se decide implementar un sistema integrado de gestión:

• La necesidad de crear un marco de trabajo que mejore el proceso de toma de pedidos del cliente.

• La necesidad de consolidar y unificar las diferentes funciones de negocio.

• La necesidad de integrar un amplio rango de tecnologías dispares en un denominador común de funcionalidad generalizada. 

Así por ejemplo una empresa puede haber invertido en sistema de administración de relación con el cliente y otro de logística, lo que debe hacer el ERP es unificarlos a fin de que hablen el mismo idioma y trabajen sobre los mismos datos de manera que puedan ser compartidos por toda la organización.

• Es necesario crear nuevas bases sobre las que puedan desarrollarse aplicaciones de la siguiente generación

Posterior al rediseño de los sistemas con los que venían, trabajan empresas como Coca-Cola y entrando a los años 2000 las compañías se dan cuenta que ingresan a una segunda ola: el comercio electrónico o e-commerce.

De esta manera se le presenta a las organizaciones un escenario donde existen otras causas como:

• El reemplazo de los complejos sistemas heredados del pasado.- tener demasiados sistemas independientes en la organización no es útil ni rentable, como sabemos la columna vertebral de una empresa se maneja a nivel de contabilidad, logística y administración de Recursos Humanos, solo en ésta última las empresas han invertido cerca de 30 mil millones de dólares sin necesidad que estén integradas con los otros módulos.

• La obtención de un mayor control.- Los directivos necesitan conocer el estado real de su negocio para poder administrarlo, la visibilidad es otra causa para considerar invertir en un MRP antes por ejemplo se necesitaban semanas para cerrar el mes y obtener resultados medianamente definitivos.

• La administración de las operaciones mundiales.- Para administrar las actividades locales y coordinar operaciones mundiales, las aplicaciones deben cambiar. Inclusive existen MRP que se adaptan a las condiciones locales de cada país a nivel de impuestos y manejo legar.

• El manejo de la desregularización en la industria y el cambio regulatorio.- Los constantes cambios regulatorios que se dan en diferentes sectores obliga a  adquirir ERPs flexibles que se adapten a éstos en el menor tiempo posible.

• El mejoramiento de la integración de decisiones en toda la empresa.- A menudos las decisiones son tomadas por cada área sin necesidad de consultar con otras por ejemplo puede darse el caso que el departamento de finanzas no hable con el de manufactura para decidir sobre una política de stock, originando confusión, malos entendidos, errores y uso limitado de los activos de información de la corporación. El modelo de ERP intenta minimizar los problemas de coordinación creando un centro integrado de aplicaciones, administrativas y financieras, que fungen como punto central para todas las aplicaciones empresariales.

La decisión sobre la aplicación del ERP seleccionado dependerá de dos preguntas claves:

• ¿Qué clase de compañía queremos ser?

• ¿Qué características tiene cada aplicación?

No tener claro el rumbo podría hacernos caer en errores como el de la compañía FoxMeyer, empresa que demando a SAP por supuestamente no haber cumplido con las promesas que ésta le hizo como proveedor de sistema, sin embargo, cuando se implementan de manera adecuada, si funcionan. Sirven para optimizar procesos, facilitar una mejor coordinación dentro de la empresa, mejorar el servicio a clientes, en general, mejorar los resultados de la compañía.

La solución a la implementación de un ERP es simple, debemos ordenar los procesos antes automatizarlos, un sistema no podrá repara fallas de la empresa solo mejorará el desempeño de esta. Antes de cualquier intento de implementación debemos preguntarnos:

• ¿Cuál es nuestro negocio?

• ¿Cuáles son los problemas a resolver en la actualidad?

• ¿Qué será importante mañana?

Por otro lado, el diseño de un ERP debe alinearse a los objetivos corporativos, así como a los del comercio electrónico si fuese el caso. Existe pues la necesidad de que la implementación de ERP genere valor a la empresa para esto es necesario hacernos algunas preguntas clave como:

• ¿Esto resultará valioso para nuestros clientes?

• ¿Servirá para que se reduzca el tiempo transcurrido entre el pedido generado y la entrega?

• ¿Mejorará nuestro producto?

¿Construir o comprar el software?

La decisión de crear o comprar un software pasa por no solo por la adaptación que este pueda tener al negocio sino también por el costo que generaría realizar cambios futuros en el mismo ante un ambiente dinámico. En muchas ocasiones la creación de un software implica inversiones futuras en recursos económicos y horas hombre del área de tecnología que finalmente resulta ser más costosa que la compra de un producto empacado y diseñado por un tercero. En la actualidad estas son las empresas más importantes en el desarrollo de ERP:

• SAP

• BAAN

• People Soft

• J.D. Edwards

• Oracle

• Lawson

• QAD

• SSA

Por lo tanto, la decisión de construir o comprar se inclina hacia la compra de software comercial pre empacado de fabricantes por las siguientes razones.

• Solo las organizaciones con un gran capital pueden mantener, de manera viable, el alto costo total de la propiedad y complejidad asociadas con el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones diseñadas a medida.

• Las aplicaciones instaladas se están volviendo técnicamente obsoletas y el continuo rediseño de los procesos de negocios hace que el software existente sea funcionalmente obsoleto.

• Las soluciones pre empacadas integran las mejores prácticas de negocios de diversas industrias

• Las compañías se dan cuenta de que el desarrollo de software puede no ser la principal competencia. Se calcula que más del 70 por ciento de los proyectos fracasa. Para minimizar el riesgo, las compañías cada vez más buscan proveedores externos para las actividades de desarrollo.

Existen a su vez algunas desventajas de adquirir estos softwares pre empacados:

• El alto costo de inversión inicial que la empresa debe pagar por la instalación, la mayor parte de este costo está compuesto por las horas hombre necesarios para las consultas y asesorías.

• Las soluciones pre empacadas tampoco proporcionan una ventaja competitiva por mucho tiempo, dado que, así como es adquirida por una empresa también pueden hacerlos otras del mismo sector.

Encuentra más de 500 casos de estudio de marketing, administración y gestión empresarial en http://www.facebook.com/EBlogDeRaffo

Recuerda que también puedes seguirnos en twitter como @rtrucios

Te invitamos a compartir nuestros contenidos con tus colegas y así hacer crecer nuestra comunidad